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Ementa: Dispõe sobre os procedimentos referentes à distribuição de processos e tarefas no âmbito da Consultoria Jurídica junto ao Ministério de Portos e Aeroportos
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Instrução Normativa nº 2/GAB-CONJUR-MPOR/CONJUR-MPOR Dispõe sobre os procedimentos referentes à distribuição de processos e tarefas no âmbito da Consultoria Jurídica junto ao Ministério de Portos e Aeroportos A CONSULTORA JURÍDICA JUNTO AO MINISTÉRIO DE PORTOS E AEROPORTOS, no uso das atribuições previstas no art. 12 do Anexo I ao Decreto nº 11.354, de 1º de janeiro de 2023 e no art. 6º, inciso II, alínea "g", da Portaria Normativa AGU nº 141, de 19 de junho de 2024, e o constante dos autos do processo nº 50020.003412/2026-89, resolve: CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES PRELIMINARES Art. 1º Esta Instrução Normativa dispõe sobre os procedimentos referentes à distribuição, redistribuição e fluxo de processos e tarefas no âmbito da Consultoria Jurídica junto ao Ministério de Portos e Aeroportos. Art. 2º A distribuição de processos e tarefas no âmbito da Consultoria Jurídica junto ao Ministério de Portos e Aeroportos objetiva uma divisão equitativa de trabalho, levando-se em consideração a conjugação de aspectos quantitativos e qualitativos de demanda, a partir dos critérios estabelecidos nesta Instrução Normativa. CAPÍTULO II DISTRIBUIÇÃO E TRATAMENTO DE PROCESSOS Seção I DOS PROCESSOS URGENTES E PRIORITÁRIOS Art. 3º Os processos urgentes e prioritários, assim identificados pelo órgão assessorado ou pelo Gabinete da Consultoria Jurídica, serão sinalizados com etiqueta vermelha e amarela, respectivamente, no Sistema Eletrônico de Informações - SEI e a devida marcação do ícone de urgência na tarefa do Sistema AGU de Inteligência Jurídica - Sapiens, quando do seu recebimento pelo Apoio Administrativo. § 1º Consideram-se processos urgentes aqueles cujo pronunciamento jurídico deva ocorrer em um curto espaço de tempo, sendo, preferencialmente, no prazo de 05 (cinco) dias úteis, se outro não tiver sido fixado no processo administrativo. § 2º Consideram-se processos prioritários aqueles cujo tratamento deva ocorrer antes da ordem cronológica de distribuição ao advogado, ou seja, em que a análise deve ser imediatamente a próxima de sua gestão. § 3º Havendo a distribuição de mais de um processo urgente ou prioritário para o mesmo advogado, a chefia imediata deverá orientar a existência de eventual precedência na ordem de análise, pressupondo-se sempre existir precedência dos urgentes em relação aos prioritários. Art. 4º Quando o pedido de urgência ou prioridade ocorrer de maneira informal pela autoridade competente, a chefia imediata elaborará no SAPIENS despacho administrativo comunicando o fato ao advogado responsável pela tarefa. Art. 5º A ausência do procedimento mencionado nesta Seção não afasta a responsabilidade do advogado parecerista em adotar as providências imediatas e necessárias para garantir o resultado útil do processo e a observância de eventuais prazos legais, judiciais, administrativos, contratuais ou de qualquer outra natureza relacionados, o que inclui a comunicação da chefia imediata sobre a necessidade de aprovação igualmente urgente por contato telefônico, ligação ou mensagem de texto, e identificação na etiqueta ou na observação de tarefa no Sapiens. Seção II Da distribuição de processos e tarefas Art. 6º Os processos encaminhados à Consultoria Jurídica serão distribuídos pelo Apoio Administrativo à Consultora Jurídica Adjunta e à Coordenação-Geral de Assuntos Judiciais, de acordo com a matéria versada nos autos. Art. 7º À Consultora Jurídica Adjunta compete realizar a triagem dos processos que lhe forem distribuídos, a fim de: I - destacar aqueles que serão analisados pelo Gabinete da Consultoria Jurídica; II - distribuir à Coordenação-Geral de Assuntos Estratégicos e à Coordenação-Geral de Assuntos Finalísticos, com base na competência de cada unidade; e III - distribuir aos membros das Coordenações-Gerais na hipótese de ausência do titular e do substituto da unidade. Art. 8º Aos Coordenadores-Gerais compete realizar a distribuição dos processos aos membros de sua unidade. Parágrafo único. Os Coordenadores-Gerais poderão avocar ou redistribuir os processos ou tarefas atinentes às respectivas unidades, visando equalizar a carga de trabalho, dar mais celeridade a análises urgentes e prioritárias ou por outro motivo excepcional justificável. Art. 9º A distribuição de processos será realizada diariamente, logo após o recebimento dos processos, dando precedência aos identificados como urgentes e prioritários. Art. 10. São critérios para definir qual membro de equipe receberá um processo ou tarefa: I - eficiência da distribuição; II - ineditismo, grau de complexidade ou relevância das questões a serem enfrentadas; e III - urgência ou prioridade da manifestação. § 1º Para os fins do caput deste artigo, a distribuição é considerada eficiente quando leva em conta os seguintes fatores, conforme o caso: I - afinidade ou experiência do advogado com as questões a serem enfrentadas; II - existência de manifestação anterior do advogado no processo; III - prestação de assessoramento jurídico anterior ou participação em discussões preliminares sobre as questões específicas relacionadas ao processo; IV - especialização dos advogados da equipe; e V - outros fatores que contribuam para a celeridade ou qualidade das manifestações jurídicas. § 2º Processos semelhantes deverão ser distribuídos, preferencialmente, ao mesmo advogado. § 3º A aplicação dos critérios estabelecidos no caput e nos §§ 1º e 2º não poderá se dar em prejuízo da equidade na distribuição de tarefas entre os membros da equipe, podendo ser utilizada a compensação para a distribuição de demandas futuras. § 4º A chefia imediata poderá suspender a distribuição do advogado para que este possa tratar de processos de alta complexidade ou realizar tarefas ou outras atividades urgentes que justifiquem a medida. Art. 11. A distribuição será suspensa aos advogados que se encontrem em gozo de férias, licenças ou outros afastamentos legais, conforme a legislação em vigor. § 1º Nos 03 (três) dias úteis que antecedem o início de férias não deverá ser feita distribuição de processos. § 2º O advogado que não conseguir finalizar os processos ou tarefas a ele distribuídos antes do início do gozo de férias, licença ou afastamento legal deverá comunicar o fato ao Coordenador-Geral, preferencialmente por e-mail, que decidirá pela eventual redistribuição da demanda caso não seja possível aguardar seu retorno. Art. 12. Para avaliação da equidade na distribuição de processos e tarefas, os seguintes critérios deverão ser considerados: I - quantidade de processos recebidos; II - ineditismo, grau de complexidade e relevância das questões a serem enfrentadas; III - urgência e prioridade das manifestações; IV - reuniões e atividades de assessoramento jurídico informal; V - pesquisas e estudos jurídicos preliminares; e VI - outras tarefas realizadas pelos membros da equipe no desempenho de suas funções. Parágrafo único. A equidade na distribuição será aferida, preferencialmente, a cada mês, de modo a ser compatibilizada com critérios eficientes de distribuição. Art. 13. A distribuição de processos e tarefas estará disponibilizada para consulta pelos membros da equipe em planilha eletrônica elaborada para esse fim, que será diariamente atualizada pelo Apoio Administrativo. Seção III Da redistribuição de processos Art. 14. Haverá a redistribuição de processos nos seguintes casos: I - inobservância das regras de distribuição; II - impedimento ou suspeição do advogado; III - afastamento do advogado, na hipótese no § 2º do art. 11. desta Instrução Normativa; IV - quando necessário para equalizar a carga de trabalho ou para dar mais celeridade a análises urgentes e prioritárias; V - desaprovação da manifestação jurídica apresentada pelo advogado, se houver necessidade de a matéria ser reexaminada por outro advogado, nos termos do art. 9º da Portaria AGU nº 1.399, de 5 de outubro de 2009; e VI - ocorrência de situação excepcional, devidamente justificada. § 1º Quando for necessária a redistribuição de processos, serão observados os critérios necessários para manter o equilíbrio na divisão dos trabalhos, podendo ser utilizada a compensação. § 2º O advogado que receber o processo redistribuído terá o prazo integral para a elaboração da sua manifestação, exceto em casos urgentes. § 3º Nas hipóteses dos incisos I, II, IV e VI do caput, o advogado poderá solicitar à chefia imediata a redistribuição do processo, que deverá decidir em até 02 (dois) dias úteis. § 4º A redistribuição também poderá ocorrer por decisão do Gabinete da Consultoria Jurídica quando: I - a demanda for urgente, de notória relevância jurídica ou estratégica; II - o processo tratar de matéria sujeita à especialização de algum advogado; e III - tiver por finalidade equalizar ou otimizar a distribuição. § 5º É facultada aos integrantes de cada área a permuta, entre si, dos processos que lhes tenham sido distribuídos, mediante concordância do Coordenador-Geral. § 6º Caso a redistribuição dos processos se dê por iniciativa da chefia imediata, o advogado responsável deverá ser consultado acerca de eventual análise em curso, a fim de não frustrar a conclusão de manifestação jurídica já iniciada. Seção IV Da execução, fechamento e registro de tarefas Art. 15. Os advogados deverão elaborar as suas manifestações por meio, exclusivamente, do editor de texto do Sapiens. Art. 16. A manifestação "Parecer" deverá ser utilizada: I - nos casos que envolvam estudos e análises jurídicas de natureza complexa e com maior grau de aprofundamento; e II - para responder a consultas que exijam a demonstração do raciocínio jurídico e seu desenvolvimento, ressalvadas as hipóteses em que caiba a manifestação "Informação". Art. 17. A manifestação "Nota" deverá ser utilizada nos casos que envolvam análise jurídica de baixa complexidade ou que se restrinja a tratar de assunto já examinado anteriormente, ressalvadas as hipóteses em que caiba a manifestação "Informação". Art. 18. A manifestação "Informação" deverá ser utilizada nos seguintes casos: I - prestação de subsídios para a defesa judicial da União; II - prestação de subsídios para a defesa da União ou de seus órgãos em processos extrajudiciais; e III - prestação de informação requisitada ou solicitada por órgão ou instituição com atribuições legais persecutórias ou de controle, incluindo o Ministério Público. Art. 19. A manifestação "Cota" deverá ser utilizada nos seguintes casos: I - quando a manifestação se limitar a: a) solicitar a complementação da instrução à unidade técnica; ou b) responder a diligência ou requisição de órgão de contencioso a respeito do cumprimento de decisão judicial, sem que haja prestação de subsídios para a defesa da União; e II - para simples encaminhamento à unidade técnica de requisição ou solicitação de subsídios de fato ou documentos, ainda que a manifestação inclua um resumo da ação judicial ou haja a elaboração de quesitos. Art. 20. As atividades de simples ciência deverão ser registradas por meio do uso de funcionalidade específica para esse fim no Sapiens. Parágrafo único. Caso seja necessário agregar alguma informação ou dar algum encaminhamento em conjunto com o ato de ciência, deverá ser utilizado o "Despacho". Art. 21. Sem prejuízo de sua autonomia técnica, sempre que possível, os advogados deverão utilizar os modelos desta Consultoria Jurídica disponíveis no Sapiens, de modo a conferir mais eficiência, segurança jurídica e uniformização às manifestações elaboradas no âmbito desta unidade. CAPÍTULO III DISTRIBUIÇÃO DAS DEMAIS ATIVIDADES CONSULTIVAS SEÇÃO I DAS ATIVIDADES DE ASSESSORAMENTO JURÍDICO Art. 22. À Consultora Jurídica incumbe: I - organizar e supervisionar as atividades de assessoramento; II - distribuir as atividades de assessoramento entre os advogados da unidade; III - supervisionar o registro das atividades de assessoramento no Sistema AGU de Inteligência Jurídica - Sapiens, conforme as diretrizes estabelecidas no Guia de Lançamento de Atividades de Assessoramento; e IV - promover a divulgação dos canais de contato da unidade, inclusive informando números de telefone e de aplicativos de mensagem. Parágrafo único. As competências de que trata o caput deste artigo ficam delegadas neste ato à Consultora Jurídica Adjunta e aos Coordenadores-Gerais. Art. 23. Aos advogados responsáveis pelo assessoramento jurídico incumbe: I - prestar atendimento de forma proativa, célere e resolutiva; II - manter-se disponível durante o horário de expediente da Advocacia-Geral da União, em todos os meios de contato mencionados no art. 5º da Portaria Normativa nº 2/2024/GAB/CGU/AGU, de 03 de dezembro de 2024; III - adotar linguagem simples, precisa, objetiva e direta nas atividades de assessoramento; IV - trajar-se com vestimentas adequadas à formalidade do cargo, especialmente em atividades externas e reuniões virtuais; V - manter a câmera de vídeo aberta durante as reuniões virtuais; e VI - registrar as atividades de assessoramento no Sapiens, conforme o Guia de Lançamento de Atividades de Assessoramento. Art. 24. A equipe de secretariado deverá abrir tarefas de participação em reunião, assessoramento jurídico informal e aquelas relacionadas ao Programa de Assessoramento Personalizado. Parágrafo único. O assessoramento jurídico informal deverá ser comunicado pelo advogado à equipe de secretariado para abertura da respectiva tarefa. SEÇÃO II DAS ATIVIDADES DE ASSESSORAMENTO JURÍDICO personalizado Art. 25. À Consultora Jurídica incumbe: I - designar os advogados responsáveis por prestar o assessoramento personalizado; II - indicar o responsável administrativo pelas atividades do assessoramento personalizado; e III - ampliar o rol de autoridades atendidas pelo assessoramento personalizado para além das previstas no Anexo da Portaria Normativa nº 2/2024/GAB/CGU/AGU, de 03 de dezembro de 2024, se for o caso. Parágrafo único. As competências de que trata o caput deste artigo ficam neste ato delegadas à Consultora Jurídica Adjunta. Art. 26. O advogado designado para prestar o assessoramento personalizado deverá adotar as providências do art. 12 da Portaria Normativa nº 2/2024/GAB/CGU/AGU, de 03 de dezembro de 2024. Art. 27. O responsável administrativo pelas atividades do assessoramento personalizado deverá adotar as providências do art. 13 da Portaria Normativa nº 2/2024/GAB/CGU/AGU, de 03 de dezembro de 2024. Art. 28. O Catálogo de Autoridades deverá ser atualizado semestralmente pelo Gabinete da Consultoria Jurídica ou, ainda, sempre que tiver notícias da mudança do quadro de autoridades. Parágrafo único. A designação do advogado no Catálogo de Autoridades não impede a indicação de outros membros para atuarem junto às autoridades na participação de reuniões de assessoramento jurídico ou assessoramentos informais, sempre que se fizer necessário. Seção III Do registro de participação dos advogados em reuniões Art. 29. A participação de advogados em reuniões deverá ser objeto de registro no Sapiens, com abertura de tarefa pela equipe de secretariado, mediante identificação do número do processo administrativo instaurado para registro das reuniões, podendo ser elaborada ata com resumo da pauta, participantes e itens acordados. Art. 30. O assessoramento jurídico realizado pela Consultoria Jurídica por meio de reunião, presencial ou virtual, deverá ser previamente agendado mediante comunicação eletrônica da autoridade assessorada, contendo as informações necessárias à compreensão da controvérsia e encaminhadas, de preferência, com antecedência mínima de vinte e quatro horas da data da reunião. Art. 31. A solicitação de reunião será analisada pelo Gabinete da Consultoria Jurídica ou respectivo Coordenador-Geral, ao qual caberá designar o advogado para sua participação, dando preferência para indicação do membro que já tenha atuado no tema ou no processo, observado o disposto no art. 12 desta Instrução Normativa. CAPÍTULO IV DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 32. São reservadas à Consultora Jurídica e à Consultora Jurídica Adjunta as seguintes prerrogativas: I - avocar e redistribuir processos de competência das Coordenações-Gerais, quando a medida se justificar pela relevância ou urgência ou para fins de equacionamento de volume de trabalho entre as unidades da Consultoria Jurídica; e II - estabelecer, sempre que necessário, regime de mútua colaboração entre as Coordenações-Gerais. Art. 33. Os casos omissos e as dúvidas que surgirem da aplicação desta Instrução Normativa serão dirimidos pela Consultora Jurídica ou pela Consultora Jurídica Adjunta, na ausência daquela. Art. 34. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.. MARCELA MUNIZ CAMPOS Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada. Borda do rodapé Logo da Imprensa